Come fanno le grandi aziende? Conformità della fattura nei processi P2P

Abbiamo pensato che il modo migliore per ottenere informazioni complete sulla conformità della fatturazione nelle organizzazioni più grandi sia organizzare un sondaggio e chiedere loro quali sono i problemi che affrontano quotidianamente e i loro piani per il futuro. Con il nostro partner Sharedserviceslink abbiamo parlato con P2P e professionisti della finanza che lavorano per le aziende di tutto il mondo nei settori sanitario, finanziario, retail, alimentare, moda, trasporti e bancario. L'80% degli intervistati rappresentava aziende piuttosto grandi, con un volume di fatture annuale superiore a 100.000 copie. Per quanto riguarda la posizione, il 58% delle organizzazioni era situato in Europa e il 31% in Nord America.

La varietà di settori, ubicazioni geografiche e quantità di fatture processate ci ha fornito una visione di qualità e una migliore comprensione delle maggiori sfide nei settori dei processi di fatturazione, dei contenuti, dell'archiviazione e della protezione dei dati sensibili. Allo stesso tempo, abbiamo appreso che l'automazione P2P può davvero aiutare a migliorare la conformità della fattura.

 Conformità legale

Prima di iniziare l'analisi del sondaggio, dobbiamo presentare le informazioni più importanti sulla fatturazione elettronica. Le fatture elettroniche (e-invoices) sono la soluzione moderna per la documentazione cartacea. Invece di accumulare fatture in innumerevoli cartelle, è molto più facile gestirle e archiviarle su piattaforme digitali. La fatturazione elettronica consente di risparmiare tempo, denaro e riduce gli errori umani.

La fatturazione elettronica a livello mondiale è stata implementata in due diversi modelli. Il primo è il modello post-audit, presente negli Stati Uniti, in Australia e in gran parte dell'Europa. Gli emittenti di fatture inviano i loro documenti direttamente ai destinatari. Il secondo gruppo è il modello di autorizzazione in Russia, Sud America e Turchia. I file non possono essere inviati direttamente al destinatario ma devono essere verificati e autorizzati dal ministero competente, che varia a seconda del Paese. Il sondaggio ha mostrato che entrambi i modelli legali hanno problemi simili.

Inoltre, dobbiamo ricordarci della sicurezza dei dati. Tutti i dati devono essere immagazzinati e archiviati in modo sicuro con la possibilità di recuperare rapidamente le informazioni. Inoltre, il nuovo regolamento generale sulla protezione dei dati dell'Unione europea (GDPR) entrerà in vigore il 25 maggio 2018 e le società che raccolgono e trattano i dati personali dei cittadini dell'UE devono adeguare la loro conformità al GDPR.

Le sfide di conformità

Alla domanda sulle maggiori sfide di conformità alla fatturazione nel lavoro di tutti i giorni, più della metà delle società partecipanti ha sottolineato la conformità fiscale / IVA (63%) e l'integrità del contenuto delle fatture (54%). Vale la pena ricordare che l'inosservanza delle formalità relative alle imposte o ai regolamenti IVA, o ai pagamenti IVA errati, può comportare costi aggiuntivi per l'impresa e creare un rischio di responsabilità per i responsabili dei regolamenti fiscali. Inoltre, un'azienda su cinque ha riscontrato numerosi problemi con le regole di archiviazione (22%) e la protezione dei dati sensibili (21%). In caso di violazione della sicurezza, la perdita dell'archivio aziendale di dati cruciali (ad es. Informazioni personali dei clienti) può comportare non solo multe, ma anche gravi perdite di reputazione e fiducia dei clienti.

Fatturazione multicanale

La maggior parte dei nostri intervistati ha ammesso di ricevere la maggior parte delle fatture in formato cartaceo / scansionato (77%) o inserito manualmente  per e-mail / PDF (68%). Prendendo in considerazione il numero di fatture (da 100 mila a 1,5 milioni all'anno), questo implica un carico di lavoro enorme per i dipendenti e aumenta significativamente la possibilità di errori. La fatturazione manuale rende la conformità molto più difficile e certamente lascia margini di miglioramento.

Alla domanda sui miglioramenti futuri, l'automazione P2P di gran lunga è il modo principale in cui le aziende cercano di aggiornare i propri processi (65%) e standardizzare i processi a livello globale (46%). La domanda di automazione P2P è così elevata che l'88% degli intervistati dichiara di essere interessato a migliorare l'automazione P2P, indipendentemente dal livello attuale dei processi automatizzati.

Vuoi sapere quali sono le priorità principali per quanto riguarda i processi P2P e conoscere le migliori pratiche P2P? Quali sono i tipi più popolari di automazioni P2P che funzionano? Come migliorare la tua azienda come i più grandi player sul mercato?

Le risposte a tutte quelle domande le troverai nel white paper esteso. Implica più informazioni e dati complessi che ti aiuteranno a capire meglio l'automazione P2P e la conformità delle fatture. Solo un'adeguata consapevolezza produrrà le migliori politiche e procedure. Seguendoli risparmierai tempo, aumenterai le entrate, istruirai i tuoi dipendenti e ridurrai gli errori quotidiani che possono essere evitati.