la Rinascente smart working con Google

Da Gdoweek n.3-2015.

Già alcuni anni fa, il top management e le funzioni IT e HR de la Rinascente hanno compreso che i media digitali sono ormai divenuti un vettore indispensabile per il funzionamento dell’azienda e che lasciare le persone libere di condividere informazioni ed esperienze e collaborare online è una risorsa fondamentale per la crescita del business. Questo ha portato al progressivo passaggio da un controllo abbastanza stretto sul web a un’apertura verso un mondo che stava cambiando. In questo percorso di evoluzione, la Rinascente ha riesaminato e modernizzato la propria infrastruttura di comunicazione, per adeguarla alle nuove esigenze di collaborazione allargata all’interno dell’azienda e con i partner esterni. La semplice posta elettronica non era più sufficiente e la Rinascente ha quindi deciso di dotarsi di una soluzione di collaborazione e condivisione completa. La scelta è caduta su Google Apps.

Soluzione
La revisione delle modalità di interazione tra le persone per adeguarle alle nuove opportunità offerte dal digitale ha interessato anche l’aspetto della mobilità, per l’estensione dello spazio di lavoro al di là dei limiti fisici e temporali dell’ufficio o del negozio. “la Rinascente è un’azienda molto distribuita: il prodotto che portiamo nei negozi -dove sono presenti oltre 1.000 diversi brand- è frutto di un’interazione continua sia al nostro interno sia con partner esterni -spiega Paolo Ciceri, CIO di la Rinascente-. La condivisione di documenti, immagini e video sulle collezioni tra i brand, i buyer e le vendite è quotidiana. Inoltre, da sempre la Rinascente gestisce in outsourcing processi quali logistica, amministrazione, HR e parte delle attività CRM e IT. La posta elettronica non era più idonea a sostenere questo tipo di organizzazione”. Per la comunicazione e la collaborazione anche in mobilità è stata dunque scelta la soluzione Google Apps for Work, che è stata implementata con il supporto di Revevol, partner di Google for Work. Il percorso che ha portato a preferire gli strumenti di Google ha visto il coinvolgimento di rappresentanti delle varie aree dell’azienda in aggiunta ai sistemi informativi. Questo perché il cambiamento non nasceva da un’esigenza prettamente tecnologica, ma da una volontà di modernizzazione di tipo organizzativo ed era importante che il business fosse coinvolto nell’introduzione del nuovo sistema. L’impostazione generale del progetto è stata quindi condivisa fin dall’inizio con l’amministratore delegato e con il responsabile HR, in particolare per quanto riguarda la nuova apertura e l’indirizzo verso logiche di fruizione della tecnologia di tipo più consumer. “Per noi era fondamentale il coinvolgimento delle Risorse Umane in un progetto dove la componente tecnologica era secondaria rispetto a quella di change management -sottolinea Ciceri- e devo dire che l’interazione è stata da subito molto positiva ed entusiasta, con suggerimenti molto significativi su possibili sviluppi nell’uso degli strumenti, ad es. a supporto della formazione”.

Risultati
Molto importante, nella fase di introduzione della nuova soluzione di collaborazione, è stato il coinvolgimento dei direttori delle varie funzioni che hanno supportato nella selezione di figure che aiutassero nella disseminazione della nuova tecnologia all’interno dell’azienda: 50 power user - il 10% del totale dei dipendenti dotati di postazione di lavoro - che hanno operato come evangelizzatori per l’introduzione delle nuove modalità e che ancora oggi fanno da traino nel suggerire nuovi usi degli strumenti. È stata così trasferita in modalità Google Hangouts la call settimanale di allineamento tra il direttore vendite e i responsabili degli 11 negozi, con la possibilità di condividere e modificare in tempo reale i documenti di supporto, cosa non possibile in precedenza, e si stanno testando usi di Hangouts anche a supporto della formazione da remoto.

Video-comunicazione e formazione
I corsi di formazione interna sono un’attività rilevante per La Rinascente, che ha due laboratori di formazione principali per i manager delle vendite e degli acquisti, più vari laboratori per gli addetti, che includono anche la formazione sugli specifici prodotti venduti. Vi è poi un learning lab di corsi soft skill cui i manager accedono in base al loro percorso di crescita. Attualmente, Google Apps viene utilizzato per l’iscrizione ai corsi e la condivisione dei relativi documenti anche multimediali. In futuro, lo strumento per la video-comunicazione Google Hangouts potrebbe essere utilizzato per lo svolgimento di alcuni di questi corsi interamente da remoto. “Di Google Apps abbiamo apprezzato anche la semplicità a livello contrattuale, elemento che differenzia decisamente Google da altre offerte sul mercato -conclude Ciceri- e il fatto che Google Apps sia un pacchetto di servizi dinamico, che continua a migliorare e ad aggiungere funzionalità che vengono rese disponibili in modo automatico e trasparente per l’utente, senza necessità di upgrade”.

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